पटना। वैश्विक महामारी कोविड 19 तथा लॉकडाउन से उत्पन्न संकटकालीन परिस्थितियों के मद्देनजर सामाजिक दूरी तथा संक्रमण से सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए ई-ऑफिस प्रणाली एक कारगर कदम है जिसमें वर्क फ्र ॉम होम भी विशेष परिस्थिति में संभव है। इन परिस्थितियों को देखते हुए कला संस्कृति एवं युवा विभाग बिहार पटना में ई-ऑफिस प्रणाली लागू कर दी गयी है। इसके निमित विभाग के सभी पुरानी संचिकाओं व अभिलेखों के स्कैनिंग करने हेतु एजेन्सी का चयन किया गया। चयनित एजेन्सी द्वारा विभाग के सभी संचिकाओं व अभिलेखों का स्कैनिंग कर उसे सवप्र्रथम डिजिटलाईज किया गया।
संचिकाओं व अभिलेखों के स्कैनिंग एवं डिजिटलाईजेशन के उपरांत इसे फ ाईल मैनेजमेंट ई-ऑफिस सॉफ्टवेयर में एनआईसी के माध्यम से अपलोड किया गया। ई-ऑफिस के सुचारू कायान्र्वयन हेतु विभाग के सभी पदाधिकारियों व कमर्चारियों को विभिन्न चरणों में प्रशिक्षित किया गया एवं ई-ऑफि स प्रणाली का सफ लतापूर्वक शुभारम्भ किया गया जिसमें विभागीय सचिव बन्दना प्रेयषी, दीपक आनंद, अपर सचिव डॉ0 संजय सिन्हा, निदेशक छात्र एवं युवा कल्याण निदेशालय मो0 तारिक इकबाल, संयुक्त सचिव सुरेन्द्र कुमार चौधरी, अवर सचिव सभी प्रशाखा पदाधिकारी, कर्मी एवं आईटी प्रबंधक उपस्थित रहे। विभाग को पेपरलेस बनाने में विभागीय सचिव बन्दना प्रेयषी एवं दीपक आनंद अपर सचिव की महत्वपूर्ण भूमिका रही है।
इस प्रणाली के लागू होने के बाद संचिकाओं के निष्पादन की गति काफ ी तेज हो सकेगी। संचिकाओं को भौतिक रूप से प्रस्तुत करने की प्रक्रिया से छुटकारा मिल जायेगा। संचिकाओं में रक्षित पुरानी टिप्पणी एवं पत्राचार के नष्ट होने, खराब होने एवं गायब होने के खतरे पर काबू पा लिया जा सकेगा। कोविड के समय में ई ऑफि स के माध्यम से संचिकाओं के निष्पादन से संक्रमण का खतरा कम हो जाएगा। ई ऑफि स मौलिक रूप से पयार्वरण हितैषी है तथा कागज की अनावश्यक खपत को कम करने की दिशा में अत्यन्त महत्वपूर्ण कदम है।
श्वेता / पटना
